ICT-contracten en algemene voorwaarden
De term ICT-contract is een overkoepelend begrip. Achter die naam zit een brede waaier van contracten voor de levering of inkoop van ICT-producten en -diensten. Hieronder een uiteenzetting of verschillende typen ICT-contracten.
Wat is een ICT-contract?
Een ICT-contract is een overeenkomst waarin afspraken worden vastgelegd over de ontwikkeling, levering, het gebruik, beheer of onderhoud van software, hardware, data of andere ICT-producten en -diensten.
ICT-contracten – ook wel IT-contracten of techcontracten genoemd – kennen een grote diversiteit en zijn vaak complex. Voor het doorgronden ervan is ICT-kennis vereist. Advocaten en juristen die advies geven of contracten opstellen, dienen de werkelijkheid achter het contract te kunnen doorgronden.
De beoordeling of review van ICT-contracten is van belang om risico’s in kaart te brengen. Alleen dan kan een ICT-contract begrepen worden. De onderhandeling van een ICT-contract vergt kennis zodat afwegingen kunnen worden gemaakt voor wat betreft de relevante en het belang van risico’s.
Welke typen en soorten ICT-contracten zijn er?
Veelvoorkomende ICT-contracten en daarmee samenhangende juridische documenten zijn:
hostingovereenkomst;
cloudcontinuïteitscontract;
Software-as-a-Service-contract (SaaS-contract);
softwaredistributieovereenkomst;
overdrachtsakte voor intellectuele-eigendomsrechten;
source-code-escrowovereenkomst;
opensourcesoftwarelicentie;
ICT-maintenance- en supportovereenkomst;
softwareontwikkelingscontract;
verwerkersovereenkomst;
ICT-leveringsvoorwaarden;
ICT-inkoopvoorwaarden;
offshoringovereenkomst;
outsourcingcontract; en
back-to-backcontract.
Hostingovereenkomst
De hostingovereenkomst ziet op de afspraken tussen de hostingprovider en de afnemer. Bij deze dienstverlening biedt de hostingprovider ruimte aan voor de opslag van bijvoorbeeld data, informatie, een website of een webapplicatie. De afnemer zal met de hostingovereenkomst met name de continuïteit van de dienst willen waarborgen. Andere bijzondere aandachtspunten van de hostingovereenkomst zijn privacy, security en exit.
Cloudcontinuïteitscontract
Bij clouddienstverlening is de continuïteit (beschikbaarheid) voor sommige organisaties vitaal. Om continuïteit te waarborgen, kan een cloudcontinuïteitsovereenkomst worden gesloten. Zekerheid kan op een aantal wijzen worden vormgegeven in de continuïteitsovereenkomst. Bijvoorbeeld door met een derde partij – de hostingprovider of een zogenoemde trusted third party – overeen te komen dat deze bij discontinuïteit van de leverancier de dienstverlening zal voortzetten of overnemen.
Software-as-a-Service-contract
Het klassieke model, waarbij de software wordt geïnstalleerd op de daarvoor bestemde hardware, wordt steeds vaker vervangen door SaaS (Software-as-a-Service): software als dienst in plaats van als product. Bij SaaS kan de afnemer ontwikkeling, levering, onderhoud en hosting van de software verwachten. Afnemers zijn vaak bedacht op de afhankelijke positie die zij hebben ten aanzien van de SaaS-leverancier. In het contract worden onder andere afspraken opgenomen over wijzigingen, storingen en exit. Ook privacy en security zijn belangrijke onderwerpen.
Softwaredistributieovereenkomst
In de softwaredistributieovereenkomst wordt overeengekomen dat de distributeur het recht krijgt om producten of diensten van de leverancier te verkopen. Bij het opstellen en hanteren van een distributieovereenkomst is aandacht voor agentuurschap en mededinging belangrijk. Daarnaast zijn heldere afspraken over licentierechten, vergoedingen, looptijd en het eindigen van de overeenkomst nodig.
Overdrachtsakte intellectuele-eigendomsrechten
De houder van een intellectueel-eigendomsrecht (IE-recht) kan dit recht overdragen aan een andere partij. De houder van een auteursrecht, octrooirecht of merkenrecht kan zijn rechten overdragen. Er zijn uitzonderingen: persoonlijkheidsrechten kunnen niet worden overgedragen en het handelsnaamrecht is slechts beperkt overdraagbaar. De formaliteiten voor de overdracht van een IE-recht zijn per recht geregeld. Overdracht gebeurt meestal door middel van een overdrachtsakte die normaliter wordt gesloten tussen de overdragende en de ontvangende partij.
Source-code-escrowovereenkomst
De source-code-escrowovereenkomst beoogt de veiligstelling van de broncode van software voor de afnemer. Bij dit contract zijn normaliter drie partijen betrokken: de leverancier van de software, de afnemer van de software en een escrowagent. De escrowagent houdt de broncode van de software van de leverancier in depot. In het source-code-escrowcontract wordt de frequentie en reikwijdte van het deponeren overeengekomen. Ook wordt vastgelegd onder welke omstandigheden of voorwaarden de agent de broncode aan de afnemer ter beschikking zal stellen, bijvoorbeeld bij tekortschieten of faillissement van de leverancier.
Opensource softwarelicentie
Het gebruik van opensourcesoftware (ook wel afgekort OSS) is niet vrijblijvend. Bij open source wordt de broncode van de software door de licentiegever aan de licentienemer ter beschikking gesteld ten behoeve van het gebruik en, afhankelijk van de toepasselijke licentie, de verdere ontwikkeling van de software. De voorwaarden die de licentiegever stelt aan het gebruiksrecht worden opgenomen in de opensourcesoftwarelicentie. Bekende licentiemodellen zijn de GNU GPL, Mozilla Public License, EPL en de MIT License. Van belang is te beseffen dat open sourcesoftware niet wordt overgedragen maar in gebruik wordt gegeven op basis van een gebruiksrecht dat bepaald wordt door de betreffende opensource software licentie.
ICT-maintenance- en supportovereenkomst
Een contract dat ziet op ondersteuning van gebruikers van software en het onderhoud van de software, wordt vaak de maintenance- en supportovereenkomst genoemd (ook wel: M&S). Dikwijls is de partij die maintenance en support (onderhoud en ondersteuning) levert ook de leverancier van de software. Belangrijke aandachtspunten bij het opstellen en beoordelen van dit contract zijn, voor zowel de afnemer als de leverancier, de omvang van de dienstverlening, garanties, randvoorwaarden, prijzen en tarieven en fallback- en uitwijkregelingen.
Softwareontwikkelingscontract
De softwareontwikkelingsovereenkomst ziet op de ontwikkeling en levering van software door een leverancier aan de afnemer. Bij het opstellen van de softwareontwikkelingsovereenkomst wordt onder andere gekeken naar het prijsmodel, de werkwijze, het licentiemodel, acceptatie, intellectuele-eigendomsrechten, garanties en de bijbehorende dienstverlening. Goede maatwerkafspraken en een goed contract hebben invloed op een succesvolle uitkomst en afronding.
Verwerkersovereenkomst
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/DGPR) is een verwerkersovereenkomst verplicht indien door een verwerker persoonsgegevens worden verwerkt voor de verwerkingsverantwoordelijke. In de verwerkersovereenkomst worden de afspraken met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens vastgelegd. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) moeten de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker een schriftelijke overeenkomst sluiten wanneer de ene partij ten behoeve van de andere partij persoonsgegevens verwerkt. In de verwerkersovereenkomst vindt men afspraken over de rol van de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker en subverwerkers, de beveiliging van persoonsgegevens en de meldplicht bij datalekken.
ICT-leveringsvoorwaarden
Leveranciers van ICT-producten en ICT-dienstverlening staan bloot aan grote aansprakelijkheidsrisico’s tegenover soms relatief geringe beloningen. Leveranciers zijn gebaat bij bescherming tegen ondernemersrisico’s door middel van leveringsvoorwaarden. De ICT-leveringsvoorwaarden worden zo opgesteld dat zij zo veel mogelijk de belangen van de leverancier beschermen. Een aandachtspunt is een geldige toepasselijkheidsverklaring van de leveringsvoorwaarden op de relatie met afnemers.
ICT-inkoopvoorwaarden
Het standaardmodel voor inkoopvoorwaarden waarover een organisatie beschikt, blijkt vaak ongeschikt voor de inkoop van ICT-producten of ICT-dienstverlening. Hantering van een dergelijk model inkoopvoorwaarden zal de afnemer in voorkomende gevallen geen of onvoldoende bescherming bieden. De algemene voorwaarden van de leverancier zullen een afnemer ook slechts beperkte bescherming bieden. Daarom is het belangrijk dat een organisatie over een eigen set standaard- of modelinkoopvoorwaarden voor ICT beschikt. Bekende voorbeelden van algemene inkoopvoorwaarden voor ICT zijn de ARBIT en de GIBIT.
Offshoringovereenkomst
Bij offshoring worden bepaalde werkzaamheden in een ander land uitgevoerd. Indien de werkzaamheden worden uitgevoerd door een ander bedrijf, is het belangrijk om hierover gedegen afspraken vast te leggen in een offshoringovereenkomst. Offshoring heeft een grensoverschrijdend element, waardoor het toepasselijke recht en de wijze en plaats van geschilbeslechting belangrijke onderwerpen zijn. Verder zal men veel onderwerpen terugvinden die ook in het outsourcingcontract staan.
Outsourcingcontract
In de outsourcingovereenkomst worden afspraken vastgelegd over het uitbesteden (outsourcen) van bepaalde activiteiten. Deze overeenkomst is met name belangrijk wanneer bedrijfsessentiële processen zijn uitbesteed. Afspraken tussen de uitbestedende partij en de dienstverlener in het outsourcingcontract zien onder meer op kwaliteit, continuïteit, exit, servicelevels en boetes of andere incentives. ICT-outsourcing kan bijvoorbeeld zien op de uitbesteding van werkplekbeheer of de ontwikkeling van software.
Back-to-backcontract
Indien door een leverancier een subleverancier wordt ingeschakeld voor het leveren van goederen of diensten aan de afnemer, kan tussen de leverancier en de subleverancier een back-to-backcontract worden gesloten. Bij back-to-backcontractering worden de verplichtingen die gelden voor de leverancier tegenover de afnemer, door de leverancier grotendeels ook opgelegd aan de subleverancier. In een back-to-backovereenkomst ziet men met name de verplichtingen inzake scope, termijnen en garanties en de toepasselijkheid van algemene voorwaarden terug.
Uw ICT-contracten
Op zoek naar ICT-contracten voor bijvoorbeeld SaaS-diensten, Managed Services, IT-beheer, een AI-plaform of AI-diensten? Check dan ons aanbod. Het platform IT-contracten biedt pakketten met de contracten, gemaakt door deskundige ICT-advocaten met slim gebruik van AI en tegen een vaste prijs.